Fakturering

Fakturering - Introduktion

Fakturering i tjänsten är möjligt på uppdrag och rapporter. Det man debiterar för är artikelrader som antingen läggs på rapporten, på uppdraget eller båda delarna. Notera att tjänsten genererar fakturaunderlag, alltså inte fulltaliga fakturor.  

Inställningar kring fakturering finnes under Register > Gruppinställningar > Fakturering. 

Del.1 Vad ska faktureras? 

Fakturera kund och eller projekt

För att överhuvudtaget kunna ta betalt av kund behöver vi på kundkortet markera att kunden ska faktureras. Vi fyller även i kundens faktureringsuppgifter på kundkortet, om vi ska fakturera genom systemet. 

Om man använder sig av projekt under kunden behöver en också ta ställning till om rapporter och uppdrag som markeras med projektet ska faktureras eller inte, samt om projektet ska ha samma faktureringsuppgifter som kunden. 

Om projektet inte ska ha samma faktureringsuppgifter som kund anger man korrekt information i det röda fältet som visas på bilden nedan. 

Separat faktura  under projekt innebär att rapporter och uppdrag märkta med projektet kommer generera ett separat fakturaunderlag tillskillnad från uppdrag och rapporter under kunden utan projektet. 

Glöm inte att spara. 

 

Fakturerbara uppdrag och rapporter (Faktureras kund)

På uppdrag och rapporter finns en ruta som lyder Faktureras kund. Är den ibockad innebär det att rapporter och uppdrag kommer att hamna under faktureringsfliken för att faktureras. 

I mallar för rapporter och uppdrag går fältet Faktureras kund att gömma. Läs mer om mallar, här. 

Fakturerbara artiklar

Det går även att på artikelnivå ange om en artikel ska faktureras eller inte. Detta under Register > Artiklar > Redigera artikel. 

Avvikelser 

Något att vara varse om när det kommer till de punkter som redogjorts för ovan, är att även om man på vissa platser har markerats att det ska faktureras kan andra platser komma att överskrida detta.

• Exempel 1 om man på kundkortet har markerat att kunden ska faktureras, men uppdraget som skapas inte har rutan Faktureras kund i bockad kommer uppdraget i helhet inte att faktureras. 

• Exempel 2  Om ett uppdrag är markerat faktureras kund och kunden likaså är inställd på fakturering, men man lägger en artikel i uppdraget som inte är inställd på fakturering kommer det inte gå att ange ett pris för artikeln. 

• Exempel 3 om på ett uppdrag väljer en kund som faktureras och sedan ett projekt som Inte faktureras kommer rutan Faktureras kund på uppdraget automatiskt att bockas ur.

Väljer man att bocka i rutan Faktureras kund ändå kommer man informeras om att valt projekt är markerad att det inte ska faktureras, men det kommer inte hindra att man fakturerar mot projektet. 

Del. 2 Färdig för fakturering? 

I Rapporter finns rutan Färdig för fakturering. Är den ibockad betyder det att när rapporten är skapad, förutsatt att den dels är markerad faktureras kund och innehåller artiklar som ska debiteras kommer rapporten dyka upp på fakturaunderlaget mot kund.

Om man sparar en rapport med rutan Färdig för fakturering urbockad, kommer detta att synas på fakturaunderlaget. I det skedet kan man välja att exkludera rapportraderna från underlaget, eller trycka på rapporten och markera den som färdig för fakturering. 

Rutan Färdig för fakturering är användbar i fall där exempelvis en resurs vill spara sina timmar i rapporten mot ett färdigt uppdrag men kanske inte är helt klar med lägga till materialet som använts. För att då signalera till den som fakturerar att mer saker kan komma att läggas till bockar denne ur rutan färdig för fakturering. 

En liknande varning på fakturaunderlaget kommer synas om det finns rader/artiklar i uppdraget eller rapporten som ska faktureras för men som saknar pris. Då får man alternativet att exkludera raden för att ta bort den, eller redigera den för att addera ett pris. När man är färdig klickar man på uppdatera. 

När ett uppdrag som ska faktureras, med artikelrader att fakturera för, färdigställs kommer en orange ruta som lyder Fakturera att bli synlig i uppdragets högra hörn. Klickar man på den tas man till fakturaunderlaget. Men uppdraget kommer även att gå att hitta under fliken Fakturering. 

Om ett uppdrag som ska faktureras har påbörjats och innehåller rader att fakturera för, kommer en ruta som  lyder Delfakturera istället att bli synlig i uppdraget. Delfakturerings-knappen blir även synlig om uppdraget får status Färdig för dagen, vilket indikerar att mer arbete kommer ske på uppdraget. 

Uppdraget kommer även att gå att hitta under fliken Fakturering. (Läs mer om delfakturering i Del 3 av denna guide)

I ett uppdrag kan man se om det har fakturerats och eller delfakturerats. Om man ser små rutor som är klickbara är dem en delfakturering. 

Om man vill fakturera en fristående rapport kommer den inte att få en synlig knapp för Fakturera så som uppdrag får. Rapporten kommer däremot likt uppdrag att gå att hinna under Fliken Fakturering  förutsatt att rapporten ska faktureras, är färdig för fakturering och att den innehåller rader/artiklar som ska faktureras för. 

Alla färdiga uppdrag och rapporter i Coredination kommer alltså automatiskt att presenteras i vyn Fakturering.  Uppdrag och rapporter som inte har flaggan Faktureras kund visas även i faktureringsfliken fast då endast för avstämning i en egen sektion.  

Del. 3 Fakturering

Faktueringsvyn är uppdelad i tre stycken flikar:

• Att göra

• Gör ett specifikt urval

• Historik

3.1 Fliken Att göra

Fliken Att göra visar grafiskt med lådor/boxar de kunder och projekt som har färdiga uppdrag och/eller rapporter som är färdiga för avstämning/fakturering.

Man kan härifrån antingen välja att hämta underlag för samtliga kunder och projekt genom att klicka på knappen Fakturera alla kunder (se bild nedan) eller så kan man klicka på en enskild kund eller ett enskilt projekt.

Samma sak gäller för uppdragen och rapporterna som ska stämmas av.

OBS!  Uppdrag med Startdatum mer än 1 år bakåt i tiden (365 dagar) från dagens datum när man är inne i faktureringen kommer inte visas under Att göra. Detta för att mängden uppdrag under fliken Att göra inte ska bli för stort. 

För att visa uppdrag med startdatum med mer än 1 år tillbaka går man in under fliken specifikt urval. Mer om detta i del 2. Specifikt urval längre ned i denna guide. 

Om man arbetar med långa uppdrag som sträcker sig över tid finns möjligheten att delfakturera uppdragen. Bockar man i Delfakturering kommer således alla uppdrag som är påbörjade och har något att fakturera (t.ex. rapporter) visas under Att göra. 

Vid delfakturering kommer rapporter/artiklar som fakturerats separeras från de rapporter/artiklar som inte ännu fakturerats.

3.2 Ditt fakturaunderlag

När man klickar på ett specifikt fakturaunderlag, oavsett om en hämtat det via kund eller projekt, öppnas en redigeringsvy över fakturaunderlaget. Artikelrader från uppdrag och/eller rapport sammanställs här utifrån aktuell kund/projekt.

För att redigera ett fakturaunderlag, klicka på redigera knappen som finnes i vänstra hörnet av fakturaunderlaget. Då kan man ändra/prissätta eller justera fakturaunderlaget. Man kan exempelvis ändra antal timmar, lägga till nya rader eller ta bort rapporter. Ändringar gjorda här påverkar även rapporterna och/eller uppdragen som underlaget baseras på. 

I redigeringsläget på fakturaunderlaget kan man även ändra ordningen på raderna. Detta gör man genom att hålla på en rad med muspekaren och sedan klicka och dra, förflytta raderna neråt eller uppåt (s.ka Drag and Drop rörelse). När raderna ligger så som önskas trycker man på uppdatera för att spara ändringarna. 

Informationen som kommer in på fakturaunderlaget från uppdrag/rapporter är standardiserad. Vill man ha med ytterligare information än den standardiserade, så kan man åstadkomma detta via innehållsmallar.

Läs vår guide om innehållsmallar, här och se även vår guide specifikt för innehållsmallar för fakturaunderlag, här.  

Vill man utifrån fakturaunderlaget se var informationen kommer ifrån klickar man på en rad i underlaget. Man hamnar då i detaljvyn för aktuellt uppdrag/rapport.

I vänsterkanten visas symboler för var informationen kommer ifrån. ”Väskan” betyder uppdrag, ”bockrutan” betyder rapport. Håller man markören över ”väskan” (uppdraget) kommer uppdragsnumret visas. Klicka på symbolerna för att komma till detaljvyn för rapporten/uppdraget/beställningen.

 

Skapa struktur i fakturaunderlaget 

Har man en kund som man fakturerar väldigt många uppdrag och rapporter kan fakturaunderlagen bli långa och svårtolkade. För att skapa struktur i fakturaunderlaget kan man använda någon av nedanstående alternativ:

• Dela upp ett fakturaunderlag genom att redigera bort rader 

Om man i ett fakturaunderlag trycker på redigera och sedan plockar bort rader och sedan uppdaterar underlaget, så kommer de exkluderade raderna från underlaget att bilda ett eget fakturaunderlag. På så vis kan man bryta upp fakturaunderlaget till två. 

• Använd  projekt med separat faktura 

Som nämnt hamnar alla rapporter och uppdrag som är färdiga vid tillfället för fakturering, på samma fakturaunderlag. Om man under kunden skapar ett projekt (se del 1 i denna guide) och markerar att projektet ska generera en separat faktura, kommer alla rapporter och uppdrag som markeras med projektet att hamna på ett separat fakturaunderlag från de rapporter och uppdrag som inte är markerade med projektet. 

• Använd referensnummer på uppdrag och rapporter

I uppdrag kan man ange ett referensnummer. Man kan även ange ett referensnummer på ett projekt. Vid val av det projektet i ett uppdrag kommer referensrutan autofyllas med referensnumret på projektet. 

Det går alltså inte att ange två olika referensnummer på samma uppdrag. 

Om man anger ett referensnummer på ett uppdrag kommer det automatiskt även att gälla för rapporterna mot uppdraget. Anger man ett referensnummer i uppdraget kommer det att generera ett eget fakturaunderlag utan de rapporter och uppdrag mot kunden som inte har det referensnumret. 

3.3 Färdigställ fakturaunderlaget

När man känner sig färdig med ett fakturaunderlag kan man spara det. Till vänster om fakturaunderlaget kan man ange någon av följande status:

• Utkast - Underlaget är ett utkast och ej färdig för att faktureras
• Attesterad - Underlaget är färdigt att faktureras
• Klar - Underlaget är fakturerat
• Makulerad - Underlaget faktureras ej/har makulerats eller krediterats

Om man använder sig av en integration kommer fakturaunderlaget skickas till bokföringsprogrammet vid status Attesterad och Spara, mer om detta i Del 4 nedan. 

När fakturaunderlaget sparas stängs rapporter och uppdrag som underlaget kommer ifrån. 

Rapporterna och uppdragen går fortfarande att öppna och redigera, dock kommer detta inte påverka det sparade fakturaunderlaget. För att redigera artiklarna på rapporter/uppdrag som fakturerats, måste man först ta bort fakturaunderlaget, se mer information om detta under Del 5 nedan.

3.4 Fliken Specifikt urval

Vill man ta fram ett specifikt fakturaunderlag utifrån en viss period och kund/projekt gör man detta enklast i denna vy. Här finner man ett flertal filtrerings-alternativ för att avgränsa din sökning.

3.5 Fliken Historik

Alla sparade/skickade underlag återfinns i Historik-fliken. Oavsett vald status. 

 

Del. 4 Integration

För dig som har kopplat ihop Coredination med ett ekonomi- eller faktureringssystem är det viktigt att känna till att fakturaunderlag överförs när det har status Attesterad. Detta innebär att man kan vänta med överföringen genom att välja status Utkast eller hoppa över överföringen genom att välja status Klar eller Makulerad.

Det tillkommer även nya statusar:

• Köad – underlaget är på väg att överföras
• Skickad – underlaget är överfört
• Ofullständig – underlaget kunde inte överföras.

Om ett underlag får status ofullständig kan det antingen bero på ett fel i överföringen eller att information saknas (till exempel kundnummer, faktureringsadress). Klicka på underlaget (gå in på dess detalj) så bör man se ett felmeddelande med röd text längst ned. I detta läge kan man t.ex redigera kundregistret för att komplettera med information, och sedan gå tillbaka till underlaget och ändra dess status till Attesterad för att göra om överföringen.

För mer information om hur du kopplar ihop Coredination med ekonomi- eller faktureringssystem, se guiden Om integrationer.

Del. 5 Korrigeringar av fakturaunderlag 

Om man upptäcker att ett underlag är felaktigt eller behöver kompletteras kan man alltid gå in på
historiken->välja aktuellt fakturaunderlag->ta bort. Detta kommer Inte att radera uppdrag/rapporter på underlaget.

Detta öppnar istället uppdrag och rapporter som underlaget kommer ifrån så att de kan redigeras igen. När man redigerat uppdrag/rapporter och är beredd att ta fram ett nytt fakturaunderlag är det bara att följa samma procedur som tidigare igen (punkt 1.3).

OBS! Om man backar hem ett fakturaunderlag från historiken bör man även tänka på att korrigera detta i ex bokföringsprogram om man har valt att integrera det med systemet.

Använder man tjänsten utan en integration och vill korrigera uppdrag/rapporter för att sedan Inte fakturera om dessa bör man välja att Stänga dem när man redigerat klart för att förhindra att de tycker upp under fliken fakturering en andra gång. 

Del. 6 Inställningar för fakturering

Inställningar kring fakturering hittar man under Register  > Gruppinställningar > Fakturering. Om ändringar görs, kom ihåg att spara längst ned i högra hörnet. 

Har du några frågor? Kontakta oss via [e-mail] så hjälper vi dig!