Fakturering

Fakturering

Faktueringsvyn är uppdelad i tre stycken flikar:

• Att göra

• Gör ett specifikt urval

• Historik

Fliken Att göra

Fliken Att göra visar grafiskt med lådor/boxar de kunder och projekt som har färdiga uppdrag och/eller rapporter som är färdiga för avstämning/fakturering.

Man kan härifrån antingen välja att hämta underlag för samtliga kunder och projekt genom att klicka på knappen Fakturera alla kunder (se bild nedan) eller så kan man klicka på en enskild kund eller ett enskilt projekt.

Samma sak gäller för uppdragen och rapporterna som ska stämmas av.

OBS!  Uppdrag med Startdatum mer än 1 år bakåt i tiden (365 dagar) från dagens datum när man är inne i faktureringen kommer inte visas under Att göra. Detta för att mängden uppdrag under fliken Att göra inte ska bli för stort. 

För att visa uppdrag med startdatum med mer än 1 år tillbaka går man in under fliken specifikt urval. Mer om detta i del 2. Specifikt urval längre ned i denna guide. 

Om man arbetar med långa uppdrag som sträcker sig över tid finns möjligheten att delfakturera uppdragen. Bockar man i Delfakturering kommer således alla uppdrag som är påbörjade och har något att fakturera (t.ex. rapporter) visas under Att göra. 

Vid delfakturering kommer rapporter/artiklar som fakturerats separeras från de rapporter/artiklar som inte ännu fakturerats.

Ditt fakturaunderlag

När man klickar på ett specifikt fakturaunderlag, oavsett om en hämtat det via kund eller projekt, öppnas en redigeringsvy över fakturaunderlaget. Artikelrader från uppdrag och/eller rapport sammanställs här utifrån aktuell kund/projekt.

För att redigera ett fakturaunderlag, klicka på redigera knappen som finnes i vänstra hörnet av fakturaunderlaget. Då kan man ändra/prissätta eller justera fakturaunderlaget. Man kan exempelvis ändra antal timmar, lägga till nya rader eller ta bort rapporter. Ändringar gjorda här påverkar även rapporterna och/eller uppdragen som underlaget baseras på. 

I redigeringsläget på fakturaunderlaget kan man även ändra ordningen på raderna. Detta gör man genom att hålla på en rad med muspekaren och sedan klicka och dra, förflytta raderna neråt eller uppåt (s.ka Drag and Drop rörelse). När raderna ligger så som önskas trycker man på uppdatera för att spara ändringarna. 

Informationen som kommer in på fakturaunderlaget från uppdrag/rapporter är standardiserad. Vill man ha med ytterligare information än den standardiserade, så kan man åstadkomma detta via innehållsmallar.

Läs vår guide om innehållsmallar, här och se även vår guide specifikt för innehållsmallar för fakturaunderlag, här.  

Vill man utifrån fakturaunderlaget se var informationen kommer ifrån klickar man på en rad i underlaget. Man hamnar då i detaljvyn för aktuellt uppdrag/rapport.

I vänsterkanten visas symboler för var informationen kommer ifrån. ”Väskan” betyder uppdrag, ”bockrutan” betyder rapport. Håller man markören över ”väskan” (uppdraget) kommer uppdragsnumret visas. Klicka på symbolerna för att komma till detaljvyn för rapporten/uppdraget/beställningen.

 

Skapa struktur i fakturaunderlaget 

Har man en kund som man fakturerar väldigt många uppdrag och rapporter kan fakturaunderlagen bli långa och svårtolkade. För att skapa struktur i fakturaunderlaget kan man använda någon av nedanstående alternativ:

• Dela upp ett fakturaunderlag genom att redigera bort rader 

Om man i ett fakturaunderlag trycker på redigera och sedan plockar bort rader och sedan uppdaterar underlaget, så kommer de exkluderade raderna från underlaget att bilda ett eget fakturaunderlag. På så vis kan man bryta upp fakturaunderlaget till två. 

• Använd  projekt med separat faktura 

Som nämnt hamnar alla rapporter och uppdrag som är färdiga vid tillfället för fakturering, på samma fakturaunderlag. Om man under kunden skapar ett projekt (se del 1 i denna guide) och markerar att projektet ska generera en separat faktura, kommer alla rapporter och uppdrag som markeras med projektet att hamna på ett separat fakturaunderlag från de rapporter och uppdrag som inte är markerade med projektet. 

• Använd referensnummer på uppdrag och rapporter

I uppdrag kan man ange ett referensnummer. Man kan även ange ett referensnummer på ett projekt. Vid val av det projektet i ett uppdrag kommer referensrutan autofyllas med referensnumret på projektet. 

Det går alltså inte att ange två olika referensnummer på samma uppdrag. 

Om man anger ett referensnummer på ett uppdrag kommer det automatiskt även att gälla för rapporterna mot uppdraget. Anger man ett referensnummer i uppdraget kommer det att generera ett eget fakturaunderlag utan de rapporter och uppdrag mot kunden som inte har det referensnumret.