Integration mot Fortnox

Coredination erbjuder funktionen att integrera systemet med ekonomisystemet Fortnox. Fakturaunderlag i Coredination kan enkelt överföras och bli färdiga fakturor i Fortnox. Denna guide beskriver de olika stegen för att koppla samman systemen samt lite annat som kan vara bra att veta gällande integrationen.

Koppla samman systemen.

1. Gå till Register och välj sedan Gruppinställningar uppe i högra hörnet under din användare.

2. Väl inne i Gruppinställningar finns det en knapp som heter Hantera integrationer. Klicka där för att gå vidare till sammankoppling för Fortnox med Coredination eller om du vill hantera en redan befintlig integration. 

3. Under Hantera integrationer så kan Fortnox läggas till genom att klicka på Lägg till. (Som bilden nedan visar finns ett antal system som är möjliga att integrera mot Coredination utöver Fortnox).

4. Efter att ha klickat på Lägg till visas en sida med instruktioner på hur man går till väga för att koppla samman systemen. Följ dessa steg och testa sedan kopplingen genom att klicka på Testa koppling. Visas sedan ett meddelande med Koppling OK i en grön ruta så är sammankopplingen klar. 

Längst ned på sidan för sammankopplingen finns några olika inställningar för att justera integrationen utifrån dina behov. Nedan kommer en förklaring av dessa inställningar:

Summera alla fakturor - Alla arikelnummer som är lika kommer att summeras på en rad.

Dela upp rader vid nyradsteckning - Fakturan som hamnar i Fortnox har radbrytningar precis som i Coredination.

Radbryt artikelrader - Lägger till ett mellanrum mellan varje artikelrad.

Hämta beställningar från Fortnox - Under fliken beställningar får man en knapp som gör att man kan hämta beställningar från Fortnox-order om denna inställning är aktiverad.

Inkludera priser vid import av artiklar - Vid import av artiklar från Fortnox till Coredination (beskrivet nedan) så följer priserna med om denna inställning är aktiv.

Importera och exportera artiklar till och från systemen.

Efter att kopplat samman systemen är det möjligt att i Coredination importera och exportera artiklar från och till Fortnox. Detta görs under sidan Integrationer och fliken Överföring.

Via knapparna som är markerade ovan kan du importera och exportera både kunder och artiklar. Det är även möjligt att se hur många kunder och artiklar du har i Coredination och Fortnox samt hur många av de som är kopplade.

Om stora ändringar gjorts i register i Coredination eller Fortnox och man vill att båda registren ska se likadana ut så kan dessa enkelt exporteras från Coredination till Fortnox eller importeras från Fortnox till Coredination. Uppdatera registren så att de innehåller samma data. Observera att om ändringar görs på befintliga artiklar i Coredination så görs inga ändringar på dessa artiklar i Fortnox efter export, den enda ändringen som görs vid export är att nya artiklar förs över. Görs ändringar i Fortnox på befintliga artiklar så görs även dessa ändringar på artiklarna i Coredination efter import.

Fakturering.

1. Om en integration är aktiv mellan systemen förs fakturor över från Coredination till Fortnox. Det är viktigt att rutan Attesterad är vald bredvid knappen Spara för att fakturan ska kunna föras över. Vill man färdigställa fakturan men att den inte ska gå över till Fortnox så kan du istället för Attesterad välja Klar i rutan.

2. Efter att fakturaunderlaget har skickats över hamnar det i historiken under fakturering. Fakturaunderlaget i Coredination blir även stämplat med fakturanumret i Fortnox.

Felmeddelanden på fakturaunderlag.

Ibland visas ett felmeddelande när man försöker skicka över en faktura till Fortnox. Felmeddelandet kommer från Fortnox och beskriver oftast vad det är som gör att fakturan inte går över. Alla ekonomisystem har sina egna krav på tecken, format och annat. Det kan vara att kundens mailadress ser fel ut eller att en artikel inte har något artikelnummer. För att åtgärda detta ändra så att kundens mailadress blir korrekt eller att artikeln får ett nummer och sedan skicka över fakturan på nytt. Observera att kundnummer och artikelnummer bara får innehålla alfanumeriska tecken (a-Z, 0-9) samt - + / _ för att fakturaunderlaget ska gå över till Fortnox.

Händelser i integrationen.

I integrationsvyn kan du se alla händelser som sker i integrationen. Dessa visas under fliken Händelser. Där syns det om du testar kopplingen mellan systemen, för över fakturaunderlag och mycket annat som har med integrationen att göra. Skulle kopplingen strula så är det även där som felmeddelanden och andra händelser visas.