Beställningar

Beställningar i Coredination används för större arbeten som kräver mer övergripande planering än enskilda uppdrag. Från en beställning kan man generera ett eller flera uppdrag baserat på antalet uppdragsmoment som fyllts i. Med ett Coredination Plus-abonnemang finns även möjligheten att skapa återkommande beställningar. En återkommande beställning skapar automatiskt uppdrag på bestämda intervall som kan användas för upprepade regelbundna arbeten.

Steg 1: Aktivera Beställningar

För att kunna använda beställningar måste funktionen vara aktiverad. Om fliken Beställningar syns i menyn är funktionen aktiverad, annars behöver den slås på. Detta görs genom att gå till Register > Gruppinställningar > Funktioner. Högst upp på sidan finns inställningen för Beställningar.

Steg 2: Skapa en ny beställning

En ny beställning går att skapa antingen från fliken Beställningar, eller från Kalendern, där det i övre högra hörnet finns en knapp som heter Ny Beställning.

Det finns två övergripande typer av Beställningar, Enskild leverans och Återkommande beställning. Om du har ett Coredination Plus-abonnemang får du under rubriken Allmänt möjlighet att bestämma beställningstyp. Har du inte ett sådant blir det alltid en Enskild Leverans när du skapar en ny beställning.

I beställningen fylls sedan i den information som är delad för de uppdrag man vill utföra samt vilka moment som ska ingå. Detta är bland annat information som vem kunden är och vem som lagt beställningen. Här fylls även i de moment som ska bilda uppdrag tillhörande beställningen. Varje moment kommer bilda ett eget uppdrag som sedan kan tilldelas och utföras som vanligt.

Det går att anpassa hur en beställning ser ut genom att använda beställningsmallar. Dessa går att skapa och redigera under Register > Mallar.

På bilden nedan är ett exempel på en ifylld ny beställning.

 

Skapa uppdrag från beställning

Vid en återkommande beställning skapas uppdrag automatiskt enligt det intervall som ställts in, men om en beställning är en Enskild leverans måste detta göras manuellt.

Det görs då genom att öppna beställningen från fliken Beställningar och sedan trycka på knappen Skapa Uppdrag i det övre högra hörnet.

Steg 3: Återkommande beställningar (Coredination Plus)

Återkommande beställningar är en funktion tillgänglig för användare med abonnemanget Coredination Plus.

När du skapar en ny beställning finns det ett alternativ att välja att den ska vara Återkommande. Detta innebär att utifrån de datum som fylls i kommer tjänsten skapa uppdrag automatiskt enligt det eller de intervall som ställs in. Om en beställning skapas med bara ett startdatum tolkas det som att beställningen gäller tills vidare.

Näst längst ner på en återkommande beställning finns sektionen Återkommande. Det är här du ställer in vilket intervall som momenten i beställningen ska upprepas. Intervall ligger separat för varje moment, vilket gör att ett uppdrag kan upprepas varje vecka medan ett annat upprepas varje månad och så vidare. Det går även att ställa in mer än ett intervall per moment som alla upprepas oberoende av varandra.

Längst ner i det högra hörnet, ovanför knappen Spara, finns en inställning som avgör hur långt i förväg som uppdrag ska skapas automatiskt. Lämnas detta fält tomt behöver uppdrag skapas manuellt som vid Enskild leverans.

Ändringar som görs på en återkommande beställning påverkar endast uppdrag som redan är skapade om de är obehandlade och ligger efter startdatumet för beställningen. Det innebär att uppdrag som redan skapats förblir som innan även om de är obehandlade när startdatumet flyttas förbi dem, och endast uppdrag skapade för datum efter det nya startdatumet ändras.

Vilande beställning

Om du har en återkommande beställning som inte behövs längre, men som du vill ha kvar finns funktionen Vilande beställning. För att ändra en beställning till vilande finns det en knapp på sidan för beställningen i det nedre högra hörnet som heter Vilade beställning. När en beställning sätts som vilande stoppas beställningen från att skapa nya uppdrag automatiskt, men redan skapade uppdrag ligger kvar. 

När beställningen blir relevant igen går det lätt att återuppta den genom att trycka på knappen Aktivera beställning på samma plats som den för vilande.

Avbryt beställning

Om en återkommande beställning behöver avbrytas är det bara att gå in på beställningen och använda knappen Avbryt beställning i det nedre högra hörnet. Detta ger beställningen status Avbruten och det går det även att ta bort beställningen helt.

Avsluta beställning

Om en beställning har status Vilande går det även att avsluta beställningen helt. Detta görs genom att använda knappen Avsluta beställning i det nedre högra hörnet. Att avsluta en beställning sätter dess status till Levererad.

Återskapa kommande uppdrag

På en återkommande beställning finns det en inställning som heter Återskapa kommande uppdrag. Om den inställningen är aktiverad innebär det att när beställningen redigeras tas alla obehandlade kommande uppdrag bort, och det görs sedan nya som speglar ändringarna som gjorts.

Uppdrag som ändrats sedan de skapades kommer inte tas bort eller ändras.

Steg 4: Låt era kunder skapa beställningar!

För den som vill att kunder ska kunna skapa sina egna beställningar i tjänsten finns Coredination Enterprise. Det är en tilläggstjänst där ni får kundportal eller ett kundformulär utvecklat till era ändamål mot offert.

I portalen får kunderna möjlighet att fylla i den information ni finner viktigt och en beställning skapas automatiskt i Coredination. 

Kontakta [e-mail] för mer information och prisförslag.